Trong cuốn sách No B.S. Time Management for Entrepreneurs, huấn luyện viên và chuyên gia tư vấn doanh nghiệp Dan Kennedy đã hé lộ các bước đi đằng sau việc tận dụng tối đa ngày làm việc điên cuồng và căng thẳng về thời gian của bạn, giúp bạn biến thời gian thành tiền bạc.Trong phần trích dẫn đã được hiệu đính này, tác giả đã mô tả 5 cách giúp mọi người ngừng lãng phí thời gian để hoàn thành được nhiều việc hơn
Nếu bạn muốn đạt được hiệu suất công việc cao nhất thì 5 chiến thuật tiết kiệm thời gian sau là dành cho bạn:
1. Biến mất. Chiến thuật không thể tiếp cận đơn giản đầu tiên của bạn. Nhiều doanh nhân nghĩ rằng họ phải làm gương bằng cách là người đầu tiên có mặt, bật đèn và là người cuối cùng ra về, tắt đèn. Khả năng lãnh đạo không thể hiện ở việc làm việc cần cù hơn mọi người.
Khi đi du lịch, tôi đã nghiệm ra rằng nhân viên của tôi đã thực hiện chức năng nhiệm vụ của họ rất tốt, cả khi tôi vắng mặt và có mặt tại văn phòng. Khi tôi đang đi trên đường và không thể liên lạc được, họ đã tự đảm nhiệm 80% khối lượng tất cả công việc với sự hài lòng cao nhất.Và họ yêu cầu tôi thực hiện 20% công việc còn lại một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Khi mọi việc đều đâu vào đấy, tôi đã ngừng tới văn phòng. Khi ở trong thành phố, phần lớn thời gian tôi làm việc tại nhà và không bị gián đoạn công việc. Rất nhiều khách hàng đã bắt chước cách làm của tôi và đã thấy sốc thực sự khi thấy năng suất làm việc của họ đã tăng cao như thế nào.
Nếu bạn làm việc tại văn phòng cùng với các nhân viên thì quan trọng là bạn cần thực hiện chính sách đóng cửa. Bạn cần cho mọi người biết rằng những lúc cửa đóng, phòng sáng đèn là những lúc bạn cần tập trung làm việc 100%, miễn làm phiền.
2. Không trả lời điện thoại. Điện thoại là kẻ thù số 1 của hiệu suất công việc. Mọi người thường nghĩ rằng họ phải trả lời điện thoại khi nó đổ chuông và tin rằng bạn cũng phải làm như vậy. Nhưng chẳng có gì xảy ra mà lại không thể chờ được đến một hoặc hai tiếng.
Không ai phải mở cửa chờ đón các cuộc gọi trong nước cả. Nếu bạn nhận tất cả các cuộc gọi trong nước, bạn đã ngừng thực hiện công việc có ưu tiên rõ ràng để làm một việc hoặc tiếp một người có tính chất ưu tiên không rõ ràng. Bạn đã chuyển quyền kiểm soát ngày làm việc của mình sang đối tượng không rõ đó. Và đến cuối ngày thì bạn mệt nhoài trong khi phần lớn công việc muốn hoàn thành vẫn chưa hoàn thành được.
Nếu bạn muốn có chiến lược hạn chế và kiểm soát các cuộc gọi, bạn cần một hệ thống sàng lọc tốt. Lý tưởng nhất là có một nhân viên lễ tân hoặc thư ký. Nếu không, bạn hãy sử dụng thư thoại. Hãy đưa cho nhân viên lễ tân hoặc thư ký một danh sách VIP những người bạn sẽ nhận cuộc gọi khẩn từ họ hoặc sẽ gọi lại nhanh chóng. Việc này sẽ giúp bạn tránh những cuộc gọi lỡ mà bạn thực sự muốn nghe, và nó cũng giúp trợ lý của bạn có thể tự tin sàng lọc tất cả các cuộc gọi khác.
3. Hạn chế email, nhắn tin và fax. Mục đích của tất cả những thứ này là gì- fax, email, tin nhắn, điện thoại di động? Bạn có thể nghĩ rằng chúng giúp người khác tiếp cận với bạn dễ dàng, nhanh và rẻ hơn. Không phải như vậy. Mục đích duy nhất của những thiết bị này là cải thiện hiệu suất làm việc của bạn và giúp bạn tăng thu nhập.
Nếu bạn tập cho khách hàng, cộng sự, nhân viên, nhà cung cấp và những người khác liên lạc không quá thường xuyên với bạn qua một số điện thoại thỏa thuận trước vào một thời gian nhất định mỗi ngày hoặc mỗi tuần, và chấp nhận việc bạn sẽ trả lời chậm, thì điều đó sẽ mang lại cho bạn lợi thế vô cùng lớn về hiệu suất công việc. Nó giúp chấm dứt những phiền toái từ điện thoại, giảm ghánh nặng trả lời điện thoại của bạn, đưa thông tin tới bạn theo cách có tổ chức và để bạn tự điều chỉnh tần suất của các cuộc gọi đến theo ưu tiên của bạn.
Trong trường hợp bất đắc dĩ, hãy chặn các tin nhắn. Đây là cách truyền tin tồi nhất. Mọi người thường gửi những tin nhắn kiểu như “Vụ làm ăn với công ty Billings vừa mới bung ra. Lúc nào anh có thể thì ta bàn bạc”. Bạn vừa mới họp xong, vừa đặt chân xuống mặt đất sau một chuyến bay dài và thấy lưỡng lự khi đọc tin nhắn này và ngay lập tức trả lời tin nhắn này. Giờ bạn sẽ cảm thấy lo lắng và bối rối cho tới khi gặp được người đó.
Giờ bạn đã có kết luận của riêng mình về những phương tiện này. Nhưng hãy làm chủ, đừng làm nô lệ cho chúng.
4. Hẹn giờ trên bom. Hầu như 100% các cuộc gọi điện thoại của tôi đều được đặt hẹn trước và có thời gian bắt đầu và kế thúc. Nhưng nếu bạn nhận các cuộc gọi đến, khi bạn đang nói chuyện trên điện thoại với ai đó, hãy đặt ra thời gian kết thúc trước (Tôi gọi đó là “hẹn giờ trên bom”). Ví dụ, tôi sẽ nói:
"Tom, 15 phút nữa mình phải dự một cuộc họp trên điện thoại, nhưng mình vẫn nhận cuộc gọi của cậu. Hi vọng là bọn mình đủ thời gian nói chuyện. Cậu đồng ý không, hay bọn mình hẹn hôm khác nói chuyện?”
Tick, tick, tick.
Khi ai đó gọi đến bất chợt và bạn quyết định gặp họ, sẽ thông minh nếu bạn đặt ra giờ kết thúc trước:
Bob, dạo này tôi khó thu xếp thời gian nhận điện quá, nhưng thật vui được gặp anh. Chúng ta chỉ có 30 phút thôi vì tôi có một cuộc họp qua điện thoại quan trọng theo lịch là 4 giờ chiều. Liệu có ổn không?”
Tick, tick, tick.
Có thể bạn sẽ không giành được bất cứ giải thưởng nào cho tính dễ gần của mình, nhưng bạn sẽ có những cuộc gặp, cuộc điện thoại ngắn và có mục đích hơn. Những người hay gọi bất thình lình cuối cùng sẽ hiểu được thông điệp. Những người gọi đến dần dần sẽ hiểu cách gọi trước và đặt hẹn hoặc chí ít cũng chuẩn bị đủ thời gian khi gọi cho bạn.
5. Hãy bận rộn và thể hiện rõ ràng điều đó. Hiển nhiên những người bận rộn sẽ ít bị làm phiền hơn những người không bận rộn. Giống như kẻ trộm thường đột nhập những mục tiêu dễ và an toàn nhất, những kẻ đánh cắp thời gian bằng cách làm phiền người khác sẽ tìm cơ hội tốt nhất và mục tiêu dễ nhất. Nếu bạn ngồi tại bàn làm việc với dáng vẻ thư giãn thì bạn sẽ là mục tiêu. Khi bạn xuất hiện trước người khác, tốt nhất hãy xuất hiện với dáng vẻ bận rộn.
0 Nhận xét